解决问题3部曲:让你在职场上当个「可靠」的人

2020-08-05  阅读 813 次

无论在生活或职场上,我们身边总会有一群让你觉得「可靠」的人:分组报告跟他们同组就感到安心、遇到纠纷他们会跳出来帮大家争取权益、他们总是能听懂你说的话,对你说「好」;就算他们说「不好」,也会告诉你下一步该怎幺做。

简单来说,在所有你可能感到慌张、不知所措、而且充满不确定性的情况下,你会吐一口气、拍拍胸膛安抚自己然后说:「幸好『他们』也在」。

为什幺这群人带给别人这幺强烈的安全感?那是因为他们各个都是解决问题的高手。

说穿了,我们每天工作其实就是在解决各种大大小小的问题。例如:促销产品缺货了怎幺办?客户打电话来大骂为什幺其他通路的价格比较低该如何回应?主要客户的生意衰退15%,要怎幺解决?

将处理这些问题的过程记录下来,几乎就能拼凑出我们每天努力工作的样貌。所以,如果我们说沟通能力是所有工作能力的基础(职场新鲜人的基本「武器」:4招让你的沟通「升级」),那幺解决问题的能力,其实就是工作能力的具体展现。

我曾在书中读到一个有趣的例子,说明我们该如何培养解决问题的能力,他提出一个情境:

解决问题3部曲:让你在职场上当个「可靠」的人

相信大家都遇过这样的状况,当下遇到一个紧急事件,例如重要的开场嘉宾迟到了;千交代万交代要确实检查,到了客户那里才发现简报档忘了带。

这些时候当事人焦急如热锅上的蚂蚁,却总会有人开始「检讨」:「不是应该提前跟贵宾确认时间吗」、「你以后应该要事先掌握客人的行程啊」、「为什幺叫你检查却还是没带?」这些发自本能的负面情绪和言语,其实对眼前的问题一点帮助也没有,甚至会让人更加手忙脚乱。

没有人喜欢被问题缠着的焦虑感,所以遇到问题一定要先反射性地思考该如何处理,能当下解决就要先完成,不能马上解决的事情,至少也要将情况控制到你有延后处理的空间和时间。

因为我们不可能所有事情都懂,所以快速解决问题的关键就是要能连结资源,了解各项业务的窗口,才能在问题发生时迅速找到能帮助你的人。

例如送货时间延迟了,你第一时间该找的人不是物流、不是仓储,而是运输啊,如果你以为「所有与货物、后勤相关的事情都找物流窗口就好」,那可能就会增加你的沟通时间和成本。

因此我们应该要了解组织、清楚每个部门的分工,时间久了,你甚至也要判断同样的部门业务底下,「哪一个人」能给你最好的协助。

找到对的人、问对的问题,是遇到问题的第一道方针。

思考为什幺牛会掉进水沟里:找出问题的根源

有些问题可能是临时性的意外,但有些问题会一再发生可能就是结构或制度上面产生的漏洞。所以我们要学会拆解问题,无论是用质化或量化的方法,至少要能为这个问题「说一个故事」,而不是回答「纯属意外」、「市场变动」、「客户太机车」这种可以套用在所有问题的答案。

要能够正确地拆解问题,一来仰赖逻辑性思考(这也是为什幺现在许多企业面试前会有逻辑测验)、二来是你本身对这个产业、这个领域的专业知识是否充足。

假设你负责的品牌在某个主要客户的生意衰退15%,要拆解这个问题,你就有许多问题要问、有许多答案要找:「客户本身有衰退吗?幅度如何?」、「哪些品牌造成生意衰退?为什幺?」、「这些品类衰退是市场趋势?还是只在这个客户衰退?」每个问题背后都还能问更多的问题,至少要问到你能说出「啊哈,就是这个!」为止。

解决问题3部曲:让你在职场上当个「可靠」的人

如果我们正确地拆解问题,那就能针对每一个原因各个击破,藉此规划出改善的行动方案。

写到这里,我不免想起之前当兵时常写检讨报告,其中最后一项就是「精进作为」,当时往往天马行空地想到什幺「漂亮话」、「理想型单字」就疯狂地写:「我们相信透过OOO下个年度一定会成功OOO」、「只要OOO获得改善,就能够实现我们OOO的目标。」

举这个例子就是要提醒自己,为了解决问题提出的行动方案不需要写得冠冕堂皇、也不要落得纸上谈兵。你要清楚自己的能力和资源,确认行动负责人、订出时程、拟定追蹤机制,一定要写出会让自己感到热血的计画。

工作上的成就感,往往就来自于你根据行动方案成功解决问题的这些时刻。

能够被别人认为「可靠」是很幸福的事情,有些人善于製造「惊喜」;有些人能够稳定输出「安全感」,前者可能会成为明星,但也可能变成烫手山芋,后者则会是最佳工作伙伴。

不过要成为解决问题的高手,还有一个很重要的前提,那就是你要有面对问题的「勇气」,如果你轻易逃避或转头,等于放弃了那头掉到水沟里的牛。

这时候你放弃的不只是资产、你失去的是伙伴、还有生计。所以在解决问题之前,我们都得先学会勇敢。

上一篇:
下一篇: